PRIVACYBELEID

Deze privacy- en cookieverklaring is het laatst aangepast op 9 januari 2025. 

SOPHIA MAE B.V. (hierna: SOPHIA MAE) heeft een webshop (www.sophia-mae.com). In het kader van de dienstverlening die wij aanbieden verwerken wij persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring lees je welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en wat we daarmee doen. 

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort 

Jouw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij jouw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring. 
• Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden. 
• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn. 
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken. 
• Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn. 

Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens? 

Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van jou. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van jou verkrijgen, met welke doel wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Als je vragen hebt of wilt weten wat we precies van jou bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan in deze privacy- en cookieverklaring.

Contact en klachtafhandeling

Wanneer je ons een e-mailbericht stuurt, het contactformulier op de webshop invult, onze chatbot gebruikt of op een andere manier contact met ons opneemt, dan ga je in op ons aanbod om met ons in contact te treden (gerechtvaardigd belang en uitvoering van de overeenkomst). 

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

• Naam 
• Zakelijke informatie (indien je vanuit zakelijk oogpunt contact opneemt)
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Social media-account
• Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht of in onze chatbot 

Wij slaan deze contactmomenten met de door jou verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact en het eventueel afhandelen van jouw klacht. We bewaren deze informatie, zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met jou hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we jouw vraag of klacht goed hebben afgehandeld.

Account (Member worden) en bestelprocedure

Het is mogelijk om op onze webshop een account aan te maken en zo Member te worden van The Muse Club. Aan de hand van je account kun je vervolgens een bestelling plaatsen. Overigens is het ook mogelijk om producten te bestellen zonder een account. Wanneer je bij ons een bestelling plaatst, dan laat je bepaalde gegevens achter. Deze gegevens hebben wij nodig om jouw bestelling netjes af te kunnen handelen (uitvoering van de overeenkomst). 

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Accountgegevens 
• Naam
• Adresgegevens (adres, postcode en woonplaats)
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Betalingsgegevens
• Overige informatie die van belang is voor de overeenkomst

Wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat je voor het laatst hebt ingelogd op je account, dan wel 2 jaar na het plaatsen van de laatste bestelling. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).  

Plaatsen en afhandelen bestelling

Wanneer je bij ons een bestelling plaatst, dan gebruiken we jouw persoonsgegevens om de overeenkomst met jou netjes af te kunnen handelen (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Adresgegevens
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Accountgegevens
• Betalingsgegevens
• Factuurgegevens 
• IP-adres
• Overige informatie die van belang is voor de overeenkomst

Wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat je de aankoop hebt gedaan, dan wel de periode die gelijk is aan de garantietermijn. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).  

Beeldmateriaal

Op onze webshop wordt beeldmateriaal getoond. Dit beeldmateriaal kan door ons geproduceerd worden of door onze verschillende business partners.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam 
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Beeldmateriaal
• Alle informatie die je over jezelf vrijgeeft in beeldmateriaal (video’s)

Dit doen wij op basis van jouw toestemming die je aan ons hebt gegeven. Wij bewaren deze informatie totdat je jouw toestemming intrekt. Je kunt jouw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen.

Nieuwsbrieven

Via onze webshop kun je je aanmelden voor de nieuwsbrief van SOPHIA MAE (toestemming). Wij versturen wekelijks per e-mail een nieuwsbrief met daarin lanceringen van nieuwe producten, acties, updates over de organisatie en vragen rondom The Muse Club. Verder kunnen wij op basis van jouw account gepersonaliseerde berichten versturen mocht je dat willen.

Hiervoor verwerken wij jouw volledige naam en e-mailadres. 

Wij bewaren jouw gegevens totdat je je uitschrijft voor onze nieuwsbrief. Mocht je de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen, dan kun je je op elk moment afmelden via de link onderaan in de nieuwsbrief. 

Dienstverlening ten aanzien van leveranciers

Wij kopen onze producten in bij verschillende leveranciers. In dat kader hebben wij verschillende gegevens nodig om de order af te handelen (uitvoering van de overeenkomst). 

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Bedrijfsnaam
• Zakelijk adres
• Naam contactpersoon
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Financiële gegevens
• Eventuele overige informatie die je met ons deelt 

Wij bewaren deze gegevens gedurende de overeengekomen contractduur. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).  

Retailer worden

Wanneer je geïnteresseerd bent om onze producten in de nabije toekomst te verkopen, kun je contact met ons opnemen via het contactformulier (toestemming). 

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Bedrijfsnaam
• Zakelijk adres
• Naam contactpersoon
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Eventuele overige informatie die je met ons deelt

Wij bewaren deze gegevens gedurende de overeengekomen contractduur. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).  

Werken bij SOPHIA MAE

Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.  

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

• Naam
• Adresgegevens (adres, postcode en woonplaats)
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Curriculum Vitae 
• Motivatiebrief 
• Pasfoto
• Salarisindicatie
• Referenties 
• Eventuele overige informatie die je meestuurt met jouw sollicitatie  

Jouw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 6 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met jou kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we jou op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met jouw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien je bij ons komt werken, bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na indiensttreding.

Wanneer kunnen we jouw persoonsgegevens delen met derden? 

SOPHIA MAE deelt jouw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• Wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;

• Wij daar een wettelijke grondslag voor hebben; 

• Wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of jouw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

• IT-leveranciers en -dienstverleners

• Betalingsdienstverleners en incassobureaus

• Postorderbedrijven 

• Marketingbedrijven

• Partners

• Externe consultants en tussenpersonen

Sommige van onze leveranciers zijn buiten de Europese Economische Ruimte (hierna: EER) gevestigd. In dat geval zorgen wij dat er passende waarborgen zijn genomen om jouw privacy te beschermen.

Deze privacy- en cookieverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van SOPHIA MAE. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere websites, die via een link op onze website bereikbaar zijn. 

Social media buttons

Op onze webshop maken wij gebruik van social media buttons, welke jou doorgeleiden naar de betreffende social media platforms. Je krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook zul je advertenties tegenkomen op jouw social mediapagina. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als je wilt weten wat de social media platforms doen met jouw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:   

• Instagram (privacyverklaring)
• Pinterest (Privacyverklaring)
• YouTube (privacyverklaring)
• LinkedIn (privacyverklaring)
• TikTok (privacyverklaring)

Cookies 

Op onze webshop gebruiken we cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestanden die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat. 

Wij gebruiken onderstaande soorten cookies: 

• Functionele cookies: deze cookies hebben een functionele rol binnen de website. De cookies zorgen ervoor dat de website goed functioneert. 
• Analytische cookies: deze cookies geven ons inzicht in hoe onze website wordt gebruikt. Op basis van deze informatie kunnen wij onze website gebruiksvriendelijker maken. 
• Tracking cookies: deze cookies maken het mogelijk om jou gepersonaliseerde advertenties te laten zien (via onze advertentiepartners). 

De cookies kunnen onder andere de volgende gegevens van jou verzamelen:

• Naam
• Login informatie
• Schermweergave opties
• IP-adres
• Cookie-ID
• Webshop- en klikgedrag
• Referrer-URL

Wanneer je onze webshop voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen we, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om jouw akkoord voor het gebruik van cookies. 

In onderstaande tabel vind je een overzicht van de cookies die wij gebruiken. 

Soort	Cookie; Aanbieder; waarborgen	Doel	Bewaartermijn
Functioneel/ noodzakelijk	Shopify  Shopify International Ltd., Ierland    Privacyverklaring	Het platform dat wij gebruiken voor onze webshop, is gemaakt door Shopify. Platforms vormen een fundamenteel onderdeel van websites. Shopify is beheerder van het platform. Shopify gebruikt cookies die ervoor zorgen dat het platform werkt. Zie hieronder een beschrijving van de cookies die Shopify gebruikt. Elk van deze cookies wordt op elk platform van Shopify gebruikt.	Bewaartermijn per categorie, zie hieronder
	ab _orig_referrer identity_state	Beheren Shopify gebruikt een cookie die is gelinkt aan het verkrijgen van informatie over de website. Ook volgt Shopify waar bezoekers van onze website op klikken.	Maximaal 2 weken
	_identity_customer_account_number Secret Secure_customer_sig storefront_digest	Beveiligen Shopify gebruikt ook een cookie voor de beveiliging van onder andere klantgegevens. Dit doet Shopify met een cookie die betrekking heeft op de authenticatie van de klant. Shopify gebruikt ook een cookie die jouw wachtwoord op een veilige manier onthoudt zodat je automatisch bent ingelogd.	Maximaal 2 jaar
	checkout_token _secure_session_id cart_sig cart_ts	Checkout  Shopify gebruikt cookies die zijn gelinkt aan het afronden van een bestelling. Verder worden gegevens die betrekking hebben op jouw bestelling, betaling en verzendgegevens onthouden met behup van cookies. Zo kun je na een onderbreking weer verder gaan bij waar je was met winkelen. Met betrekking tot de betaling gebruikt Shopify cookies die ervoor zorgen dat de betaling betrouwbaar en goed kan verlopen.	Maximaal 2 jaar
	Cloudflare _cfduid Cloudflare, inc, Verenigde Staten  Privacyverklaring	Deze cookie wordt gebruikt voor de beveiliging van de website. Bijvoorbeeld wordt ermee voorkomen dat gevaarlijke bots (simpel gezegd: geautomatiseerde processen die de website aanvallen) worden gebruikt.	Maximaal 1 jaar
	Consentmo  cookieconsent_status cookieconsent_preferences_disabled iSenseLabsAddress, Bulgarije  Privacyverklaring	De cookies van Consentmo onthouden voor welke cookies wel en geen toestemming is gegeven door een bezoeker van onze webshop.	Maximaal 1 jaar
Analytisch	Shopify  _shopify_fs _shopify_s _shopify_sa_t _shopify_uniq _shopify_visit _shopify_y customer_auth_provider customer_auth_session_created_at _y tracked_start_checkout Shopify International Ltd., Ierland    Privacyverklaring	Om een beter beeld te krijgen van het gebruikersgedrag binnen onze webshop, gebruiken wij cookies van Shopify. Het doel hiervan is het krijgen van inzicht in klantbehoeften.	Maximaal 2 jaar
	Google Analytics  _ga _gat _gid  _utma  Google LLC, Verenigde Staten     Privacyverklaring	Deze cookies worden geplaatst om inzicht te verkrijgen in het gebruikersgedrag en om aan de hand hiervan de gebruikerservaring te verbeteren.	Maximaal 2 jaar
	Adroll Group  _adroll _adroll_v4 _adroll_fpc _ar_v4 NextRoll Limited, Ierland  Privacyverkaring	Wij gebruiken cookies van Adroll voor rapportages die gaan over hoe bezoekers van onze webshop de webshop gebruiken.	Maximaal 30 minuten
	AddThis __atuvs __utma Oracle Corporation, Verenigde Staten Privacyverklaring	De cookies van AddThis stellen onze bezoekers in staat om de inhoud van onze website te delen via social media platforms.	Maximaal 2 jaar
Marketing	Adroll Group  __adroll _adroll_v4 _adroll_fpc _ar_v4 NextRoll Limited, Ierland  Privacyverklaring	De cookies van Adroll gebruiken wij om op een effectieve manier online te adverteren.	Maximaal 1 jaar
	Shopify  _s Shopify International Ltd., Ierland    Privacyverklaring	Om een beter beeld te krijgen van het gebruikersgedrag binnen onze applicatie, gebruiken wij cookies. Het doel hiervan is het krijgen van inzicht in klantbehoeften. Hiervoor gebruiken wij een cookie van Shopify.	Maximaal 1 jaar
	Google DoubleClick  _Gads IDE Google LLC, Verenigde Staten    Privacyverklaring	Deze cookie registreert bezoekersgedrag voor het uitserveren van relevante advertenties. Voor de eigen services van Google en voor de services van andere partijen.	Maximaal 2 jaar
	LinkedIn  BizoID LinkedIn Corporation, Verenigde Staten Privacyverklaring	Deze cookies worden geplaatst om inzicht te krijgen in het gebruik van onze applicatie en deze aan de hand van deze inzichten te verbeteren en hiermee het gebruiksgemak te verhogen.	Maximaal 1 maand
	Youtube  GPS PREF Youtube LLC, Verenigde Staten  Privacyverklaring	Deze cookie registreert bezoekersgedrag voor het uitserveren van relevante advertenties. Voor de eigen services van Youtube en voor de services van andere partijen.	Maximaal 8 maanden
	Meta _fbp _fbc Meta Platforms Inc. Verenigde Staten.  Privacyverklaring	Cookies van Facebook worden gebruikt voor het uitserveren van relevante advertenties op Facebook.	Maximaal 2 jaar

In- en uitschakelen van cookies

In jouw webbrowser kun je instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer je hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van jouw browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Verwijderen van cookies

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. Je kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van jouw browser. Hieronder vindt je per browser een link naar de website van de aanbieder waar stapsgewijs wordt omschreven hoe je cookies kan blokkeren of verwijderen. 


• Internet Explorer 

• Google Chrome 
• Firefox 

• Edge 

• Safari 

Doorgifte naar derde landen

Soms worden je gegevens opgeslagen in derde landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Hoewel dergelijke landen mogelijk niet zijn onderworpen aan dezelfde wetten inzake gegevensbescherming als de EER, nemen we toch stappen om ervoor te zorgen dat er sprake is van adequate bescherming.

We slaan gegevens op in landen waarvoor een adequaatheidsbesluit van kracht is:

• Verenigde Staten: EU-VS Data Privacy Framework.

We kunnen ook gegevens delen in landen waarvoor geen adequaatheidsbesluit van kracht is, bijvoorbeeld via Cloudflare. In dergelijke gevallen nemen we alternatieve maatregelen om de bescherming van uw gegevens te waarborgen, zoals het gebruik van Standaard Contractuele Clausules (SKC's). 

Als je meer informatie wilt over de passende waarborgen die we hebben ingesteld met betrekking tot internationale gegevensoverdracht, neem dan contact met ons op.

Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd? 

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen dan ook passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan. 

Welke privacyrechten heb je?

• Recht op inzage: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.  
• Recht op rectificatie: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.  
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, waaronder tegen direct marketing.  
• Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen. 
• Recht om jouw toestemming in te trekken: indien je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken. 
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen aan een derde partij.  
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun je ons verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken. 

Bij jouw verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat jij de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij jou daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien je één van je rechten wilt uitoefenen, dan kun je dat kenbaar maken via cs@sophia-mae.com.  

Wijzigingen in de privacy- en cookieverklaring

Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum bovenaan in dit document en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. 

Vragen of klacht indienen

Als je vragen hebt, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens, dan kun je een e-mail sturen naar cs@sophia-mae.com. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met jou. Als je vindt dat wij jou niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

SOPHIA MAE B.V.

Amsterdamsestraatweg 29B

1411AW Naarden

E-mailadres: cs@sophia-mae.com 

KvK-nummer: 80484018