Privacy- en cookieverklaring SOPHIA MAE

Deze privacy- en cookieverklaring is het laatst aangepast op 8 januari 2026.

SOPHIA MAE B.V. (hierna: SOPHIA MAE) heeft een webshop (www.sophia-mae.com/nl). In het kader van de dienstverlening die wij aanbieden verwerken wij persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring lees je welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en wat we daarmee doen.

ONZE PRIVACY- EN COOKIEVERKLARING IN HET KORT 

Jouw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij jouw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.

• Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de persoonsgegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.

• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.

• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.

• Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

VOOR WELKE DOELEINDEN GEBRUIKEN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van jou. Per doeleinde geven wij aan welke persoonsgegevens wij van jou verkrijgen, met welke doel wij deze persoonsgegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Als je vragen hebt of wilt weten wat we precies van jou bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan in deze privacy- en cookieverklaring.

CONTACT EN KLACHTAFHANDELING

Wanneer je ons een e-mailbericht stuurt, het contactformulier op de webshop invult, onze chatbot gebruikt of op een andere manier contact met ons opneemt, dan ga je in op ons aanbod om met ons in contact te treden (gerechtvaardigd belang en/of uitvoering van de overeenkomst). 

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

• Naam 

• Zakelijke informatie (indien je vanuit zakelijk oogpunt contact opneemt)

• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

• Social media-account

• Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht of in onze chatbot 

Wij slaan deze contactmomenten met de door jou verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact en het eventueel afhandelen van jouw klacht. We bewaren deze informatie, zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met jou hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we jouw vraag of klacht goed hebben afgehandeld.

ACCOUNT (MEMBER WORDEN) EN BESTELPROCEDURE

Het is mogelijk om op onze webshop een account aan te maken en zo Member te worden van The Muse Club. Aan de hand van je account kun je vervolgens een bestelling plaatsen. Overigens is het ook mogelijk om producten te bestellen zonder een account. Wanneer je bij ons een bestelling plaatst, dan laat je bepaalde persoonsgegevens achter. Deze persoonsgegevens hebben wij nodig om jouw bestelling netjes af te kunnen handelen (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Accountgegevens 

• Naam

• Adresgegevens (adres, postcode en woonplaats)

• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

• Betalingsgegevens

• IP-adres

• Overige informatie die van belang is voor de overeenkomst

Wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat je voor het laatst hebt ingelogd op je account, dan wel 2 jaar na het plaatsen van de laatste bestelling. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).  

BEELDMATERIAAL

Op onze webshop wordt beeldmateriaal getoond. Dit beeldmateriaal kan door ons geproduceerd worden of door onze verschillende business partners. Dit doen wij op basis van jouw toestemming.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam 

• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

• Beeldmateriaal

• Alle informatie die je over jezelf vrijgeeft in beeldmateriaal (video’s)

Wij bewaren deze informatie totdat je jouw toestemming intrekt. Je kunt jouw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen.

NIEUWSBRIEVEN

Via onze webshop kun je je aanmelden voor de nieuwsbrief van SOPHIA MAE (toestemming). Wij versturen wekelijks per e-mail een nieuwsbrief met daarin lanceringen van nieuwe producten, acties, updates over de organisatie en vragen rondom The Muse Club. Verder kunnen wij op basis van jouw accountgegevens gepersonaliseerde berichten versturen mocht je dat willen.

Hiervoor verwerken wij jouw e-mailadres. 

Wij bewaren jouw e-mailadres totdat je je uitschrijft voor onze nieuwsbrief. Mocht je de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen, dan kun je je op elk moment afmelden via de link onderaan in de nieuwsbrief.

DIENSTVERLENING TEN AANZIEN VAN LEVERANCIERS

Wij kopen onze producten in bij verschillende leveranciers. In dat kader hebben wij verschillende (persoons)gegevens nodig om de order af te handelen (uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang). 

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Bedrijfsnaam

• Zakelijk adres

• Naam contactpersoon

• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

• Financiële gegevens

• Eventuele overige informatie die je met ons deelt 

Wij bewaren deze (persoons)gegevens gedurende de overeengekomen contractduur. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).  

RETAILER WORDEN

Wanneer je geïnteresseerd bent om onze producten in de nabije toekomst te verkopen, kun je contact met ons opnemen via het contactformulier (uitvoering van de overeenkomst). 

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Bedrijfsnaam

• Zakelijk adres

• Naam contactpersoon

• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

• Eventuele overige informatie die je met ons deelt

Wij bewaren deze gegevens gedurende de overeengekomen contractduur. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

RECAPTCHA

Wij gebruiken reCAPTCHA om misbruik van ons toestemmingsformulier te voorkomen. Door aan te geven dat je geen robot bent wordt gecontroleerd:

• hoe snel het formulier wordt ingevuld;

• welke muisbewegingen er gemaakt worden tijdens het invullen;

• het IP-adres van degene die het formulier invult.

Wij verwerken deze persoonsgegevens om misbruik van onze formulieren te voorkomen en onze systemen veilig te houden. Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang bij het beschermen van onze website, systemen en gegevens.

Deze gegevens worden geanalyseerd door Google LLC. Hieruit maakt Google op of ze te maken hebben met een legitieme bezoeker of een bot. Een echte bezoeker hoeft dan alleen op een vinkje te klikken, waarmee diegene bevestigt geen robot te zijn. Vervolgens kan het bericht dan via het formulier naar de ontvanger worden verzonden. Voor meer informatie verwijzen wij je naar het privacybeleid van Google.

WERKEN BIJ SOPHIA MAE

Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.  

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

• Naam

• Adresgegevens (adres, postcode en woonplaats)

• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

• Curriculum Vitae 

• Motivatiebrief 

• Pasfoto

• Salarisindicatie

• Referenties 

• Eventuele overige informatie die je meestuurt met jouw sollicitatie  

Jouw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 6 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met jou kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we jou op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met jouw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien je bij ons komt werken, bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na indiensttreding.

WANNEER KUNNEN WE JOUW PERSOONSGEGEVENS DELEN MET DERDEN? 

SOPHIA MAE deelt jouw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;

• wij daar een wettelijke grondslag voor hebben; 

• wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of jouw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

 

INTERNATIONALE DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS

Sommige van onze leveranciers zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Bij het delen van jouw persoonsgegevens met deze partijen nemen wij passende waarborgen om jouw privacy te beschermen. 

De Europese Commissie heeft voor 15 landen een adequaatheidsbesluit vastgesteld. Op basis van een adequaatheidsbesluit kunnen persoonsgegevens veilig vanuit de EER worden doorgegeven aan bedrijven in deze landen, zonder dat er aanvullende waarborgen voor gegevensbescherming moeten komen.

Als we gegevens delen met bedrijven in andere landen zonder adequaatheidsbesluit (of Amerikaanse bedrijven die niet onder het EU-VS Data Privacy Framework vallen), nemen we extra beschermingsmaatregelen in de vorm van zogeheten passende waarborgen. Dit houdt in dat wij extra actie ondernemen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij gebruiken hiervoor onder meer standaardcontractbepalingen (SCC’s).

Wanneer wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan partijen buiten de EER op basis van SCC’s, heb je de volgende rechten:

• Informatie opvragen over de doorgifte, inclusief een kopie van de SCC’s.

• Contact opnemen met zowel ons als de ontvangende partij voor informatie.

• Klachten indienen bij de ontvangende partij, Autoriteit Persoonsgegevens, een bevoegde rechtbank in de EER of een onafhankelijk geschillenorgaan.

• Schadevergoeding eisen bij schending van de SCC’s.

Deze rechten komen bovenop jouw algemene privacyrechten onder de AVG.

Deze privacy- en cookieverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van SOPHIA MAE en niet op andere websites die via onze website toegankelijk zijn. 

SOCIAL MEDIA BUTTONS

Op onze webshop maken wij gebruik van socialmediabuttons, welke jou doorgeleiden naar de betreffende socialmediaplatforms. Je krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook zul je advertenties tegenkomen op jouw socialmediapagina. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van de socialmedianetwerken. Als je wilt weten wat de socialmediaplatforms doen met jouw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring: 

• Instagram (privacyverklaring)

• Pinterest (Privacyverklaring)

• YouTube (privacyverklaring)

• LinkedIn (privacyverklaring)

• TikTok (privacyverklaring)

COOKIES 

Op onze website gebruiken we cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat. 

Wij gebruiken onderstaande soorten cookies: 

Functionele cookies

Deze cookies zorgen ervoor dat de website goed functioneert. Ze zorgen bijvoorbeeld voor:

• Het onthouden van jouw inloggegevens

• Het bewaren van jouw taalvoorkeuren

• Het bijhouden van producten in jouw winkelmandje

• Het optimaal weergeven van de website op jouw scherm

Voor deze cookies hebben wij geen toestemming nodig.

Analytische cookies

Op basis van deze informatie kunnen wij onze website gebruiksvriendelijker maken. Deze cookies geven ons inzicht in hoe bezoekers onze website gebruiken, bijvoorbeeld: 

• Het aantal bezoekers

• De meest bezochte pagina's

• De gemiddelde bezoekduur

• Gebruikte apparaten en browsers

Deze informatie helpt ons de website te verbeteren. We gebruiken deze cookies op een privacyvriendelijke manier waarbij ze geen grote impact hebben op jouw privacy. Voor zover deze cookies persoonsgegevens verwerken, vragen wij hiervoor jouw toestemming.

Marketing cookies

Deze cookies maken het onder meer mogelijk om jou gepersonaliseerde advertenties te laten zien via onze advertentiepartners. 

Deze cookies kunnen onder andere de volgende gegevens van jou verzamelen:

• Naam

• Login informatie

• Schermweergave opties

• IP-adres

• Cookie-ID

• Website- en klikgedrag

• Referrer-URL

Voor deze cookies hebben wij jouw toestemming nodig. Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een cookiemelding. Hierin vragen wij jouw toestemming voor het plaatsen van de marketing cookies (en in sommige gevallen bepaalde analytische cookies). Je kunt onze website gewoon gebruiken als je geen toestemming geeft voor deze cookies: alleen de functionele cookies worden dan geplaatst. Je kunt jouw gegeven toestemming altijd weer intrekken. Raadpleeg voor meer informatie over de uitoefening van jouw privacyrechten het kopje "Welke privacyrechten heb je?". 

IN- EN UITSCHAKELEN VAN COOKIES

In jouw webbrowser kun je instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer je hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van jouw browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Wanneer wij advertentiediensten gebruiken van bijvoorbeeld Google Ads, kunnen deze partijen cookies of vergelijkbare technologieën (zoals device identifiers) gebruiken om advertenties te personaliseren en prestaties te meten. Bezoekers kunnen zich op de volgende manieren afmelden voor gepersonaliseerde advertenties:

• Via de Google Ads-instellingen: https://www.google.com/settings/ads

• Via de Network Advertising Initiative opt-outpagina: https://www.networkadvertising.org/choices/

• Voor mobiele apparaten: via de advertentie-instellingen van het apparaat (zoals “Advertenties personaliseren uitzetten” of “Beperk advertentietracking”).

Na afmelding blijven advertenties zichtbaar, maar deze worden niet langer gepersonaliseerd.

VERWIJDEREN VAN COOKIES

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. Je kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van jouw browser. Hieronder vindt je per browser een link naar de website van de aanbieder waar stapsgewijs wordt omschreven hoe je cookies kan blokkeren of verwijderen. 


• Google Chrome

• Firefox

• Edge

• Safari

HOE WORDEN JOUW PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGD? 

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen dan ook passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan. 

WELKE PRIVACYRECHTEN HEB JE?

• Recht op inzage: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.

• Recht op rectificatie: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.

• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, waaronder tegen direct marketing.

• Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen.

• Recht om jouw toestemming in te trekken: indien je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.

• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen aan een derde partij.

• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun je ons verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.

Bij jouw verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat jij de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij jou daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien je één van je rechten wilt uitoefenen, dan kun je dat kenbaar maken via cs@sophia-mae.com.

WIJZIGINGEN IN DE PRIVACY- EN COOKIEVERKLARING

Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum bovenaan in dit document en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. 

VRAGEN OF KLACHT INDIENEN

Als je vragen hebt, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens, dan kun je een e-mail sturen naar cs@sophia-mae.com. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met jou. Als je vindt dat wij jou niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

CONTACTGEGEVENS

SOPHIA MAE B.V.

Amsterdamsestraatweg 29B

1411AW Naarden

E-mailadres: cs@sophia-mae.com

KvK-nummer: 80484018